Tietosuojakuvaus

Tältä sivulta löydät tietoa siitä, miten Asgerd Summelinin säätiö käsittelee henkilötietoja. Sivun lopusta löydät tietosuojaselosteeseen, jossa on tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä sekä yhteystiedot henkilötietojen muuttamista tai poistamista varten.

Säätiön vuokrauksesta sopiminen perustuu lakiin asuinhuoneiston vuokrauksesta 1995/481. Oikeusperusteet tietojen keräämiseen ja tallentamiseen riippuvat tiedon käyttötarkoituksesta, mutta ovat; rekisteröidyn suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, säätiön elintärkeiden etujen suojaaminen ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tietosuoja Asgerd Summelinin säätiössä

Asgerd Summelinin säätiö käsittelee henkilötietoja aina huolellisesti ja suunnitelmallisesti. Meille on tärkeää varmistaa asunnon hakijoiden, asukkaiden ja yhteistyökumppaneiden yksityisyydensuoja. Toimimme aina vastuullisesti henkilötietoja käsitellessä. Keräämme vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä, ja kerromme avoimesti, miten henkilötietoja käsitellään. Olemme sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Henkilötietojen kerääminen on toimintamme kannalta välttämätöntä. Asunnon hakijoiden ja vuokralaisten tiedot tallennetaan säätiön rekisteriin, ja tietoja jaetaan vain niille tahoille, jotka ovat oleellisia kiinteistön ylläpidossa tai  hoitavat vuokrareskontraa ja silloinkin vain tarpeellisin osin. Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille lukuunottamatta toimimisen kannalta oleellisia tahoja kuten Kela, sosiaalihuolto, edunvalvonta, pelastustoimi jne.

Pidämme henkilötiedot turvallisesti suojattuina. Tietoturva varmistetaan käyttämällä tarvittavia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä, jotka suojaavat tietoja väärinkäytöksiltä ja ulkopuolisilta uhilta.

Asgerd Summelinin säätiö kerää henkilötietoja, kuten henkilön nimi, yhteystiedot, eläkkeen suuruus ja varallisuuden määrä. Tarvittaessa päätöksen teon tueksi säätiö kerää tietoja vuokralaisten terveydentilasta. Saamme joitain tietoja myös ulkoisista rekistereistä kuten luottotietoja tarkistaessa tai viestiessä sosiaalihuollon kanssa.

Säätiö kerää asukkailta palautetta ja kiinteistön ylläpidon ja toiminnan kannalta tärkeä palaute tallennetaan. Palautteeseen tallennetaan palautteen antajan nimi ja asunnon numero mahdollisten lisätietojen pyytämistä varten. Palautteita hyödynnetään suunnittelussa ja tietoja saatetaan luovuttaa esim. kiinteistöhuollolle.

Säätiö tallentaa myös rekisteröityjen suostumuksellista tietoa asukastapahtumista historian kirjoitusta varten.

---

Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 11.3.2020
Viimeisin päivitys: 22.11.2024

Rekisterinpitäjä

Asgerd Summelinin Säätiö
Y-tunnus: 0221105-5
Osoite: Kylätie 16 B, 00320 Helsinki
Sähköposti: hallitus@asgerdsummelin.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Toiminnanjohtaja (asiamies) Taija Perkiökangas
Sähköposti: toiminnanjohtaja@asgerdsummelin.fi
Puhelinnumero: 041 310 4961

Henkilötietorekisterit

Asunnon hakijat
Asuntohakemuksella annetut tiedot tallennetaan hallituksen käsiteltäväksi. Hakemuksella kysytään vuokrauksen kannalta olennaiset tiedot. Mikäli hakemus ei johda vuokrasuhteeseen, vain hakemus säilytetään, eikä siltä kerätä tietoja muihin rekistereihin. Hakijoiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman hakijan suostumusta.

Asukkaat

Vuokranantajana käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Vuokralaisen nimi, osoite ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Henkilötunnus
• Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot (vuokrasuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärät, vuokran suuruus)
• Luottotiedot tarkistetaan, mutta tietoa ei tallenneta
• Tiedot tuloista ja varallisuudesta
• Vakuutustiedot (esim. kotivakuutus)
• Tieto sähkösopimuksen voimassaolosta
• Tieto vakuuden määrästä, maksajasta tai maksusitoumuksesta
• Pankkitilitiedot maksupalautuksia varten
• Tiedot vuokrasuhteen aikaisesta viestinnästä (esim. sähköpostit, tekstiviestit)

Säätiö on velvollinen ylläpitämään ajantasaista asukasrekisteriä. Asukasrekisterin tiedot kerätään vuokrasopimuksista ja henkilöiden itse antamista tiedoista. Asukasrekisteristä luovutetaan tiedot toiminnan kannalta oleellisille kolmansille tahoille kuten huoltoyhtiölle ja vuokrareskontraan. Henkilötietoja luovutetaan vain niin vähän kuin se minimissään on tarpeellista. Lisäksi säätiö saattaa luovuttaa erikseen asianosaisten niin pyytäessä asukkaiden tietoja esim. Kelaan, sosiaalihuoltoon, edunvalvontaan tai pelastustoimeen.

Yhteistyökumppaneiden henkilötietorekisteri
Säätiö ylläpitää yhteistyökumppaneistaan henkilö- ja yhteystietorekisteriä. Rekisteriin kerätään tietoja: Nimi, yhteystiedot, yrityksen tiedot ja laskutustiedot. Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään näihin vuokrauksen kannalta oleellisiin käyttötarkoituksiin:

• Vuokralaisten valinta
• Vuokrasopimuksen solmiminen ja ylläpito
• Vuokran periminen ja maksujen valvonta
• Kiinteistöjen ylläpito ja hallinta, mukaan lukien vikailmoitukset ja kunnossapitopyynnöt

Koska vuokrauksen ehtona on matalat tulot ja vähäinen varallisuus, asuntohakijoilta kerätään tietoja heidän tuloistaan ja varallisuudestaan. Tietoa varallisuudesta ei tallenneta muualle kuin hakemukselle, eikä sitä luovuteta kolmansille osapuolille. Vuokralaisten maksukykyä arvioidaan tarkistamalla hakijan luottotiedot hakijan suostumuksella.

Vuokrauksen ehdot perustuvat vuokralaisen ja säätiön väliseen sopimukseen ja siitä määrätään: Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta (481/1995) sekä kirjanpitolaissa (1336/1997). Säätiöllä on oikeutettu etu varmistaa vuokrasuhteen asianmukainen hoitaminen ja maksujen seuranta.

Yhteistyösuhteiden hallinnointi ja yhteydenpito esimerkiksi urakoitsijoiden ja palveluntarjoajien kanssa, jotka liittyvät säätiön toimintaan.

Tietojen säilytysaika

Asunnon hakijoiden tiedot: Säilytetään niin kauan kuin hakemusprosessi on käynnissä, ja hakemuksen käsittelyn jälkeen vähintään 6 kk. Vuokrasuhteeseen johtaneet hakemukset säilytetään koko vuokrasuhteen ajan.

Vuokralaisten tiedot: Säilytetään vuokrasuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin kirjanpitolaki (1336/1997) ja verolainsäädäntö ja vahingonkorvauslaki edellyttävät, 10 vuotta vuokrasuhteen päättymisestä.

Yhteistyökumppaneiden tiedot: Säilytetään niin kauan kuin yhteistyösuhde on voimassa ja sen jälkeen, kunnes lainsäädännölliset velvoitteet (esim. kirjanpito) täyttyvät.

Tietolähteet

Asuntohakijoiden ja vuokralaisten tiedot saadaan pääosin suoraan rekisteröidyiltä itseltään asuntohakemus- ja vuokrasopimusprosessin yhteydessä.

Vuokranmaksuun ja luottotietoihin liittyvät tiedot voidaan hankkia luottotietoyhtiöiltä ja muilta tarvittavilta tahoilta. Luottotietoihin liittyvää tietoa ei tallenneta säätiön rekisteriin.

Yhteistyökumppaneiden tiedot saadaan suoraan kumppaneilta tai heidän edustajiltaan.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Asuntohakijoiden ja vuokralaisten tiedot: Voidaan luovuttaa säätiön käyttämille huoltoyhtiöille ja palveluntarjoajille vuokraustoiminnan hoitamiseksi (esim. huoltopyynnöt, vuokrareskontra).

Yhteistyökumppaneiden tiedot: Voidaan luovuttaa säätiön sisäisille ja ulkoisille taloushallintopalveluille (esim. laskutus) sekä viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy omiin tietoihinsa
• Oikaista virheelliset tiedot
• Poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”), ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja
• Rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä
• Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle)

Tietoturva

Henkilötietojen suojaamiseen käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia, kuten palomuurit, salasanasuojaukset, sekä rajatut käyttöoikeudet henkilötietoihin.